SAP S/4HANA einführen: Zentrale Überlegungen aus einem Beratungsgespräch zwischen Uli Neubert und einem CIO
Der Übergang zu SAP S/4HANA ist kein kleines Vorhaben. Mit der richtigen Vorbereitung und Haltung kann er jedoch einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Wie Uli Neubert im Verlauf des Gesprächs betont hat, sind das Verständnis der eigenen Beweggründe, die Dokumentation der Prozesse, die Auseinandersetzung mit neuen Funktionalitäten, der Fokus auf Change Management sowie eine saubere Stammdatenbasis entscheidende Schritte. Wenn diese Faktoren frühzeitig adressiert werden, können Sie das volle Potenzial von S/4HANA erschließen und Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich aufstellen.
Wenn es um die Einführung von SAP S/4HANA geht, ist der Prozess komplex und die Anforderungen sind hoch. Unternehmen müssen strategische Entscheidungen treffen, die nicht nur ihre Technologie betreffen, sondern ihre gesamten Geschäftsabläufe neu prägen können. Genau hier kommen Experten wie Uli Neubert von Tirum Consulting ins Spiel. Tirum Consulting ist ein vertrauenswürdiges Beratungsunternehmen, das für seine fundierte Expertise im Bereich Enterprise Solutions bekannt ist und Unternehmen mit einem ganzheitlichen Ansatz dabei unterstützt, diese entscheidenden Transformationen erfolgreich zu bewältigen.
In dieser ausführlichen Beratung zwischen Uli und dem CIO, der sich auf die SAP S/4HANA-Transformation vorbereitet, betrachten wir die zentralen Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen müssen — von einem klaren Verständnis der Geschäftsprozesse bis hin zur Bereinigung der Stammdaten. Wenn Sie über einen Wechsel zu S/4HANA nachdenken, ist dieser Beitrag eine wichtige Lektüre, um typische Fallstricke zu vermeiden und den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.
CIO: Hallo Uli, vielen Dank, dass du dir heute Zeit für mich nimmst. Wir befinden uns noch in einer frühen Phase der Überlegungen zu einem möglichen Wechsel auf SAP S/4HANA, und ich würde gerne deine Einschätzung dazu hören, worauf wir achten sollten, bevor wir die nächsten Schritte gehen. Welche zentralen Faktoren müssen wir bei dieser Entscheidung berücksichtigen?
Uli Neubert: Schön, hier zu sein! Es gibt tatsächlich einige Punkte, über die man sich im Vorfeld Gedanken machen sollte. Die allererste Frage, die Sie beantworten müssen, lautet: Warum wechseln Sie zu S/4HANA? Was treibt diese Entscheidung an? Ist es ein geschäftlicher Grund, eher ein technischer Grund oder liegt es am Ende der Wartung der ECC-Plattform?
Wenn es beispielsweise technische Gründe sind, wechseln Sie vielleicht auf eine neue Plattform, um Ihre Infrastruktur zu modernisieren oder zu verbessern. Aber wird der Betrieb dadurch günstiger? Nicht unbedingt. Die Reduzierung des Datenvolumens, das Ihr System verarbeitet, kann jedoch durchaus zu niedrigeren operativen Gesamtkosten führen.
Der Ausgangspunkt sollte daher sein, eine Liste der Gründe zu erstellen, warum Sie wechseln möchten. Sobald diese vorliegt, können Sie tiefer einsteigen und prüfen, ob diese Gründe mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen und ob sie die Investition rechtfertigen.
Geschäftsprozesse dokumentieren
CIO: Das klingt sehr einleuchtend. Sobald wir unsere Gründe für den Wechsel kennen, wie stellen wir sicher, dass die Umstellung unseren Geschäftsprozessen tatsächlich zugutekommt? Wie bewerten wir, ob das neue System zu unseren Anforderungen passt?
Uli Neubert: Gute Frage. Einer der ersten Schritte besteht darin, Ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Stellen Sie sich die Frage: Verfügen wir über eine gut dokumentierte Prozesslandkarte, die zeigt, wie unser Unternehmen heute funktioniert? Wenn ja, ist das ein großer Vorteil, denn sie hilft Ihnen zu beurteilen, ob das neue System zu Ihren aktuellen Abläufen passt.
Wenn Sie eine solche Prozesslandkarte noch nicht haben, ist es wichtig, sie zu erstellen. Dafür gibt es mit Ihrem bestehenden ECC-System tatsächlich einen relativ einfachen Ansatz. Sie können sich die Standardfunktionalitäten in ECC ansehen, und SAP zeigt Ihnen, wie häufig einzelne Transaktionen genutzt werden, wer sie nutzt und wofür sie verwendet werden. Dadurch erhalten Sie ein Bild davon, welche Funktionalitäten für Ihr Unternehmen geschäftskritisch sind.
Darauf aufbauend bietet SAP ein Tool namens Signavio an, das Sie bei der Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Die Prozesslandkarten in Signavio können über den Solution Manager aus dem Transaktionsmonitor heraus befüllt werden. Signavio ist ein sehr gutes Werkzeug, um zu dokumentieren und abzubilden, wofür Sie SAP tatsächlich nutzen. Sobald diese Prozesslandkarte vorliegt, können Sie bewerten, ob zusätzliche Funktionalitäten, die Sie auf SAP aufgebaut haben, oder andere von Ihnen genutzte Systeme langfristig die beste Lösung darstellen — oder ob sie durch den wachsenden Umfang der SAP-Standardfunktionalitäten ersetzt werden können.
Diese Sicht auf die Geschäftsprozesse müssen Sie etablieren, bevor Sie auf S/4HANA umstellen. Sie sollten sich fragen: Ist es sinnvoll, all diese Prozesse im neuen System zu konsolidieren? Oder gibt es Funktionen, die wir vorerst weiterhin separat halten möchten? Das ist der erste Schritt.
Potenziale zukünftiger Funktionalitäten bewerten
CIO: Wenn wir also unsere aktuellen Prozesse einmal erfasst und dokumentiert haben, sollten wir dann auch über zukünftige Chancen nachdenken? Wie berücksichtigen wir Wachstum und künftige strategische Veränderungen in unserem Unternehmen?
Uli Neubert: Absolut, und genau das ist der zweite Schritt. Sie sollten nicht nur auf Ihre aktuelle Funktionalität schauen, sondern auch an die Zukunft denken. Welche strategischen Chancen zeichnen sich ab? Vielleicht plant Ihr Unternehmen zum Beispiel, seine Customer-Service-Fähigkeiten auszubauen.
Nehmen wir an, Ihr Kundenservice ist derzeit noch nicht so leistungsfähig, wie Sie es sich wünschen. Was bietet SAP, um diesen Bereich zu verbessern? Vielleicht möchten Sie zu einem Modell wechseln, bei dem Produkte nicht mehr einzeln verkauft werden, sondern nutzungsbasiert — etwa als Abonnement oder im Pay-per-Use-Modell. SAP bietet Funktionalitäten, die dabei unterstützen können, Produkte beim Kunden vor Ort zu überwachen, deren Nutzung zu erfassen und entsprechend abzurechnen.
Solche zukünftigen Funktionalitäten sollten festgehalten und berücksichtigt werden. Welche Entwicklungen stehen bereits in der Pipeline? Was könnte Ihnen in den nächsten fünf oder zehn Jahren strategisch nutzen? Wenn die Einführung solcher neuen Funktionen Ihrem Unternehmen langfristig Millionenbeträge einsparen kann, entsteht daraus ein überzeugender Business Case, um bestimmte Aspekte des Projekts gezielt zu priorisieren.
Erfahrungen und Erkenntnisse aus bisherigen Implementierungsprojekten
CIO: Das ist wirklich hilfreich. Nun kann ich mir vorstellen, dass es auch Herausforderungen gibt, die wir im Blick haben müssen. Welche typischen Lessons Learned haben Sie aus Ihrer Erfahrung bei anderen Unternehmen gesehen, die S/4HANA bereits implementiert haben?
Uli Neubert: Ja, es gibt definitiv einige wiederkehrende Erkenntnisse, die immer wieder auftauchen, wenn Unternehmen ihre S/4HANA-Implementierungen im Rahmen von „Lessons Learned“ betrachten. Die beiden großen Themen sind Change Management und Stammdaten.
Beginnen wir mit dem Change Management. Es handelt sich nicht nur um ein technisches Upgrade — es ist eine Transformation, die das gesamte Unternehmen betrifft. Sie müssen Ihr Team darauf vorbereiten, wie sich Rollen und Verantwortlichkeiten verändern werden. Dazu gehören auch neue Leistungskennzahlen und Arbeitsabläufe. Wenn Ihre Nutzer nicht verstehen, wie sie sich im neuen System zurechtfinden oder welche neuen Rollen sie einnehmen, bringt selbst die beste Funktionalität keinen wirklichen Nutzen. Entscheidend ist, die Menschen mitzunehmen und sie gut zu schulen.
Die zweite wichtige Erkenntnis betrifft die Stammdaten. Mehr als 80 % der Unternehmen, die auf S/4HANA umstellen, bereinigen ihre Stammdaten nicht im Vorfeld — und genau das führt zu erheblichen Problemen. Ich habe Unternehmen gesehen, die am Ende dieselben Schwierigkeiten hatten wie zuvor, beispielsweise fehlerhafte Kundenadressen oder doppelt angelegte Lieferanten. Das ist eine klassische „Garbage in, garbage out“-Situation. Wenn Sie Stammdaten nicht frühzeitig angehen, nehmen Sie diese Probleme mit in das neue System. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld die Zeit, Ihre Stammdaten zu bereinigen. Das erspart Ihnen später viel Aufwand und Ärger.
Das Business-Partner-Konzept in SAP S/4HANA
CIO: Sie haben das Thema Stammdaten angesprochen — können Sie genauer erklären, was sich in S/4HANA beim Umgang mit Kunden- und Lieferanteninformationen verändert? Wie sollten wir uns darauf vorbereiten?
Uli Neubert: Ja, S/4HANA führt das sogenannte Business-Partner-Konzept ein. In Ihrem aktuellen ECC-System behandeln Sie Kunden und Lieferanten vermutlich als getrennte Objekte. In S/4HANA werden sie jedoch in einem einheitlichen Konzept zusammengeführt: dem Business Partner. Das bedeutet, dass ein Geschäftspartner — unabhängig davon, ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder sogar um beides handelt — als eine zentrale Einheit im System geführt wird.
Das ist eine wesentliche Veränderung, auf die Sie sich vorbereiten müssen. Der Vorteil ist jedoch: Sie können bereits in Ihrem bestehenden ECC-System damit beginnen, das Business-Partner-Framework aufzubauen, noch bevor Sie tatsächlich auf S/4HANA wechseln. Dadurch wird die spätere Umstellung deutlich reibungsloser, denn in S/4HANA ist die Arbeit mit Business Partnern verpflichtend. Es besteht keine Möglichkeit, dauerhaft bei der alten Trennung zwischen Kunden und Lieferanten zu bleiben. Wenn Sie diesen Prozess frühzeitig starten, reduzieren Sie einen großen Teil der Komplexität während der eigentlichen Migration.
Neue Finanzfunktionalitäten: Hauptbuchhaltung und Material Ledger
CIO: Das ist definitiv ein Thema, an dem wir arbeiten müssen. Wie sieht es mit den Finanzfunktionalitäten aus — gibt es bestimmte Funktionen, die wir bereits in unserem aktuellen System einführen können, um uns auf die Umstellung vorzubereiten?
Uli Neubert: Ja, die gibt es. Zwei zentrale Funktionen, die Sie sich ansehen sollten, sind das neue Hauptbuch — New General Ledger, kurz New GL — und das Material Ledger. Beide sind bereits in Ihrem ECC-System verfügbar, und wenn Sie diese jetzt einrichten, kann das den späteren Wechsel auf S/4HANA deutlich erleichtern.
Auch wenn das New GL und das Material Ledger in S/4HANA noch leistungsfähigere Funktionen bieten, können Sie sich bereits in ECC mit den grundlegenden Funktionalitäten vertraut machen. Eine frühzeitige Einführung dieser Funktionen hilft nicht nur dabei, spätere Unterbrechungen zu vermeiden, sondern verschafft Ihnen auch einen Vorsprung beim Verständnis der Finanzberichts- und Steuerungswerkzeuge, die mit S/4HANA einhergehen.
Fazit: Erfolgsfaktoren für eine gelungene Transformation richtig priorisieren
CIO: Das war unglaublich aufschlussreich, Uli. Zum Abschluss: Welche Haltung ist aus deiner Sicht am wichtigsten, wenn wir uns auf diese Umstellung vorbereiten?
Uli Neubert: Ich würde sagen, das Wichtigste ist zu erkennen, dass es sich nicht nur um ein technisches Upgrade handelt. Der Wechsel zu S/4HANA ist eine strategische Chance, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens neu zu denken. Es geht darum, Ihre Prozesse zu optimieren, saubere Daten sicherzustellen und Ihr Team auf den Wandel vorzubereiten. Wenn Sie die richtigen Prioritäten setzen — ob es um das Beherrschen Ihrer Geschäftsprozesse, die Berücksichtigung zukünftiger Funktionalitäten oder die Ordnung Ihrer Daten geht — schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung.
Der entscheidende Punkt ist, eine ganzheitliche Sichtweise einzunehmen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die technischen Aspekte, sondern denken Sie darüber nach, wie dieser Schritt Ihr Unternehmen langfristig für Wachstum positionieren kann. Wenn Sie das tun, bietet S/4HANA die Grundlage, die Sie benötigen, um in den kommenden Jahren wettbewerbsfähig und agil zu bleiben.